Walidacja Danych – Tworzenie List Rozwijanych i Kontrola Poprawności

Pozwalanie użytkownikom na ręczne wpisywanie dowolnych tekstów do Twojego arkusza to najprostsza droga do chaosu, literówek i zepsutych formuł. Walidacja danych (Poprawność danych) pozwala przejąć pełną kontrolę nad tym, co trafia do komórek. Dzięki niej stworzysz wygodne listy rozwijane (menu rozwijane) oraz zablokujesz możliwość wpisania błędnych wartości.

1. Rodzaje kryteriów walidacji i ograniczanie wpisów

Kryterium poprawności	Jak działa i do czego służy w arkuszu?
Lista (List)	Najpopularniejsza opcja. Tworzy w komórce strzałkę, po kliknięciu której rozwija się lista zdefiniowanych przez Ciebie opcji do wyboru.
Cała liczba / Dziesiętna	Zezwala na wpisanie tylko wartości liczbowych z określonego przedziału (np. oceny od 1 do 6 lub wiek od 18 do 100).
Data / Czas	Blokuje wprowadzanie dat spoza wyznaczonego zakresu (np. pozwala na wpisanie wyłącznie dat z bieżącego roku budżetowego).
Długość tekstu	Wymusza wpisanie ciągu znaków o konkretnej długości (idealne do blokowania błędów przy wpisywaniu kodów pocztowych czy numerów NIP).
Niestandardowe	Pozwala na wpisanie własnej formuły logicznej, która decyduje o poprawności (np. blokowanie wpisywania duplikatów).

2. Tworzenie listy krok po kroku i komunikacja (Układ dwukolumnowy)

Budowanie Listy Rozwijanej

Jak wdrożyć to rozwiązanie w 3 krokach:

Wskazanie źródła – Wejdź w zakładkę Dane -> Poprawność danych. Jako dozwolone wybierz „Lista”. W polu „Źródło” możesz wpisać opcje po średniku (np. Tak;Nie;Brak danych) lub zaznaczyć zakres komórek w arkuszu, gdzie te opcje już leżą.
Dynamiczne listy – Najlepiej jako źródło listy wskazać kolumnę z Inteligentnej Tabeli. Gdy dopiszesz tam nową pozycję, lista rozwijana zaktualizuje się sama.

Komunikaty dla Użytkownika

Zadbaj o UX swojego formularza:

Komunikat wejściowy – Tekst, który wyświetla się w dymku zaraz po kliknięciu komórki (podpowiedź, co użytkownik powinien tam wpisać).
Alert o błędzie – Okienko, które wyskakuje przy próbie wpisania złej wartości. Masz do wyboru styl „Stop” (całkowicie blokuje wpis), „Ostrzeżenie” lub „Informacja” (pozwalają ominąć blokadę po zatwierdzeniu).

3. Namierzanie istniejących błędów i czyszczenie reguł

Funkcja narzędzia	Jak to działa i kiedy z tego skorzystać?
Zakreśl niepoprawne dane	Jeśli nałożysz walidację na tabelę, w której są już wpisane dane, Excel otoczy czerwonymi kółkami wszystkie komórki łamiące nowe zasady.
Usuń kółka inspekcji	Ukrywa czerwone zakreślenia po tym, jak zweryfikujesz i poprawisz niepoprawne wartości w swojej tabeli.
Wyczyść wszystko	Usuwa wszelkie ograniczenia i listy rozwijane z zaznaczonych komórek, przywracając możliwość wpisywania dowolnego tekstu.

Wskazówka: Walidacja danych ma jedną słabą stronę: jeśli użytkownik wklei do komórki wartość za pomocą klasycznego CTRL+V z innego miejsca, nadpisze i usunie nałożoną poprawność danych. Aby temu zapobiec, warto zabezpieczyć i zablokować strukturę arkusza przed edycją.